Wat is een modern workspace?

De term duikt overal op: "modern workspace". Maar wat is het nu eigenlijk, en waarom zou je als mkb-organisatie er iets mee moeten? In dit artikel leggen we in gewone taal uit wat een modern workspace is, wat het je oplevert en hoe het verschilt van hoe veel bedrijven nu nog werken.

Wat is een modern workspace?

Een modern workspace is een werkplek die niet meer aan één computer of kantoor vastzit. Je e-mail, bestanden, samenwerking en beveiliging zitten in de cloud, meestal in Microsoft 365. Daardoor werk je overal op dezelfde manier: op kantoor, thuis of onderweg, op je laptop of je telefoon, altijd veilig en met dezelfde bestanden.

Het is het tegenovergestelde van de klassieke situatie waarin alles op een server in de meterkast staat en je alleen op kantoor echt goed kunt werken. Een modern workspace maakt je flexibel, zonder in te leveren op veiligheid.

Modern workspace versus de oude manier van werken

Het verschil met de traditionele werkplek is groot. Bij de oude manier draait alles om een fysieke server: die moet je aanschaffen, onderhouden, beveiligen en op tijd vervangen. Werken buiten kantoor kan alleen met omwegen, en als de server uitvalt, ligt het werk stil. Bovendien is de beveiliging vaak zo goed als de laatste keer dat iemand ernaar keek.

Bij een modern workspace verschuift dat allemaal naar de cloud. Er is geen server meer die veroudert, je werkt overal even makkelijk, en beveiliging en updates lopen automatisch mee. Je stapt over van "zelf een server draaiend houden" naar "gewoon veilig kunnen werken, waar je ook bent". Dat scheelt kosten, gedoe en risico.

Waaruit bestaat een modern workspace?

Een goed ingerichte modern workspace combineert een paar onderdelen tot één geheel:

• E-mail en agenda in de cloud, overal bij de hand.
• Bestanden en samenwerking via SharePoint, OneDrive en Teams, zodat iedereen met de juiste versie werkt.
• Communicatie via Teams: chatten, bellen en vergaderen op één plek.
• Beveiliging met veilig inloggen, bescherming tegen phishing en beheer van apparaten.
• Beheer op afstand zodat nieuwe laptops zichzelf inrichten en updates automatisch gebeuren.

Het draait niet om losse tools, maar om een omgeving waarin alles op elkaar is afgestemd en centraal beheerd wordt.

Wat levert een modern workspace op?

Voor een mkb-organisatie is de winst vooral merkbaar in het dagelijks werk:

• Overal productief. Thuiswerken of onderweg werken gaat vanzelf, zonder gedoe.
• Snel opstarten. Een nieuwe collega is met een paar klikken volledig ingericht.
• Minder gedoe met IT. Updates en beveiliging lopen op de achtergrond.
• Veiliger. Moderne bescherming die meegroeit met de dreigingen.
• Voorspelbare kosten. Je betaalt per gebruiker, en schaalt mee met je organisatie.

Kortom: je team werkt prettiger en jij hebt er minder omkijken naar.

Modern workspace en modern beheer horen bij elkaar

Een modern workspace komt pas echt tot zijn recht als iemand hem ook goed beheert. De techniek staan bieden is één ding, maar de waarde zit in het goed inrichten, beveiligen en up-to-date houden. Daarom leveren wij een modern workspace als complete dienst: Microsoft 365 Modern Work, ingericht volgens onze Modern Work Baseline en beheerd als onderdeel van all-in ICT-beheer.

Zo krijg je niet alleen de tools, maar ook de zekerheid dat ze goed en veilig werken. Wat dat kost, zie je transparant op onze tarieven.

Voor wie is dit interessant? Eigenlijk voor elke mkb-organisatie die nog met een server op kantoor werkt, waar thuiswerken nu nog gedoe is, of waar de beveiliging al een tijd geen aandacht heeft gehad. De overstap hoeft niet in één keer: we kijken samen wat voor jouw situatie de logische eerste stap is en bouwen het rustig uit.

Klaar voor een moderne manier van werken?

Benieuwd hoe een modern workspace er voor jouw organisatie uitziet? Plan een vrijblijvend adviesgesprek. We kijken naar hoe je nu werkt en laten zien wat er beter en makkelijker kan.