Welke Microsoft 365-licentie past bij jou?

Microsoft 365 kent een flink aantal licenties, en de namen lijken sterk op elkaar. Business Basic, Business Standard, Business Premium, Apps for business, en dan nog de Enterprise-pakketten E3 en E5. Geen wonder dat veel directeuren en office managers door de bomen het bos niet meer zien.

Toch is het de moeite waard om hier even goed naar te kijken. De juiste licentie scheelt je geld, en belangrijker nog: hij bepaalt hoe goed je beveiligd bent. In dit artikel leggen we de gangbare MKB-licenties uit, laten we in een tabel zien waar het echte verschil zit en helpen we je kiezen op basis van wat jouw organisatie nodig heeft.

De gangbare licenties in het kort

Voor het MKB draait het in de praktijk om een handvol licenties. We lopen ze één voor één langs.

Microsoft 365 Business Basic

Dit is het instapniveau. Je krijgt zakelijke e-mail (Exchange), online opslag (OneDrive en SharePoint), Microsoft Teams en de Office-apps in de browser. Wat je niet krijgt: de Office-programma's om op je computer te installeren. Je werkt dus volledig online.

Basic is geschikt voor medewerkers die licht en webgericht werken, of voor wie alleen e-mail en agenda nodig heeft.

Microsoft 365 Apps for business

Een buitenbeentje. Dit pakket geeft je juist wél de Office-apps om te installeren (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) plus OneDrive-opslag, maar zónder de zakelijke e-mail via Exchange en zonder Teams. In de praktijk kiezen weinig MKB-bedrijven hiervoor, omdat je e-mail dan los moet regelen.

Microsoft 365 Business Standard

De populaire middenklasse. Je krijgt alles uit Basic, plus de volwaardige Office-apps om op je computer te installeren. Voor veel MKB-organisaties voelt dit als het complete pakket: vertrouwde programma's, zakelijke e-mail, Teams en opslag.

De beveiliging blijft hier echter beperkt tot de basis. Dat is precies waar Business Premium om de hoek komt.

Microsoft 365 Business Premium

Premium bevat alles uit Standard, en voegt daar een stevige laag beveiliging en beheer aan toe. Dit is het belangrijkste verschil om te begrijpen, dus daar gaan we verderop dieper op in. Kort gezegd krijg je bescherming tegen aanvallen, beheer over apparaten en betere controle over je gegevens.

Een zijstap: Enterprise E3 en E5

De Business-licenties kun je tot 300 gebruikers afnemen. Grotere organisaties, of bedrijven met heel specifieke eisen, komen uit bij de Enterprise-pakketten E3 en E5. Die bieden nog uitgebreidere mogelijkheden voor beveiliging, compliance en analyse, tegen een hogere prijs. Voor de meeste MKB'ers tot 150 medewerkers is dit niet nodig en is Business Premium ruim voldoende.

Het echte verschil: Standard versus Premium

Hier zit de keuze die er voor het MKB toe doet. Standard en Premium lijken op het oog hetzelfde: dezelfde Office-apps, dezelfde e-mail, dezelfde opslag. Het verschil zit volledig in beveiliging en beheer. Met Business Premium krijg je er onder andere dit bij:

• Microsoft Defender for Business. Bescherming tegen virussen, ransomware en phishing op je computers en mobiele apparaten. Een aanval wordt automatisch herkend en geblokkeerd.
• Intune (apparaatbeheer). Hiermee beheer je centraal alle laptops, telefoons en tablets. Je kunt instellingen afdwingen, en bij verlies of diefstal een apparaat op afstand wissen.
• Entra ID P1. Uitgebreider beheer van wie er mag inloggen en onder welke voorwaarden, bijvoorbeeld met regels op basis van locatie of apparaat (conditional access).
• Azure Information Protection. Hiermee label en bescherm je gevoelige documenten, zodat ze niet zomaar buiten je organisatie belanden.

Het komt erop neer dat Premium niet alleen je apps levert, maar ook actief je organisatie beschermt en je grip geeft op apparaten en gegevens. Voor een relatief klein prijsverschil per gebruiker krijg je beveiliging die je anders los, en duurder, zou moeten inkopen.

Vergelijkingstabel

| Onderdeel | Business Basic | Business Standard | Business Premium |
|---|---|---|---|
| Zakelijke e-mail (Exchange) | Ja | Ja | Ja |
| Teams, OneDrive, SharePoint | Ja | Ja | Ja |
| Office-apps in de browser | Ja | Ja | Ja |
| Office-apps om te installeren | Nee | Ja | Ja |
| Defender for Business | Nee | Nee | Ja |
| Intune (apparaatbeheer) | Nee | Nee | Ja |
| Entra ID P1 | Nee | Nee | Ja |
| Gegevensbescherming (AIP) | Nee | Nee | Ja |
| Geschikt voor NIS2-aanpak | Beperkt | Beperkt | Ja |
| Prijs (indicatief, per gebruiker/maand, excl. btw) | circa 6 euro | circa 12,50 euro | circa 22 euro |

De genoemde prijzen zijn indicatief en wijzigen regelmatig. Vraag altijd een actuele berekening op basis van jouw situatie.

Hoe kies je de juiste licentie?

Loop de volgende vragen langs. Ze brengen je snel bij het pakket dat past.

Heb je de desktop-apps nodig?

Werken je mensen met Word en Excel op hun computer, ook offline? Dan vallen Basic en Apps for business af, en kom je uit bij Standard of Premium. Werkt iedereen volledig in de browser en is alleen e-mail en agenda genoeg? Dan kan Basic voldoende zijn.

Hoeveel beveiliging wil je?

Dit is de vraag die de meeste MKB'ers onderschatten. Met alleen Standard ben je beperkt beschermd tegen phishing, ransomware en gestolen wachtwoorden. Wil je actieve bescherming die meegroeit met de dreigingen van vandaag, dan heb je Premium nodig.

Wil je grip op apparaten?

Werken je mensen op verschillende laptops en telefoons, ook privé-apparaten en op afstand? Dan wil je centraal beheer en de mogelijkheid om een verloren apparaat te wissen. Dat zit alleen in Premium, via Intune.

Heb je te maken met NIS2 of andere compliance-eisen?

Steeds meer MKB-organisaties krijgen te maken met wetgeving als NIS2, die eist dat je je digitale beveiliging aantoonbaar op orde hebt. De extra mogelijkheden in Business Premium helpen je daar concreet bij. Twijfel je of jouw bedrijf onder NIS2 valt en wat dat betekent? Onze keuzehulp helpt je op weg.

Conclusie: voor de meeste MKB'ers is Business Premium de beste keuze

Als je beveiliging serieus neemt, en dat zou tegenwoordig iedereen moeten, dan is Business Premium voor de meeste MKB-organisaties de slimste keuze. Je krijgt alles uit Standard, plus een complete beveiligingslaag die je anders los en duurder zou moeten inkopen. Voor een beperkt prijsverschil per gebruiker bescherm je je hele organisatie en houd je grip op apparaten en gegevens.

Standard kan een prima keuze zijn voor bedrijven die hun beveiliging op een andere manier hebben geregeld of voor specifieke functies waar geen gevoelige data omgaat. Basic past bij medewerkers die licht en webgericht werken. En groei je richting de grens van 300 gebruikers met bijzondere eisen, dan loont het om naar E3 of E5 te kijken.

Het belangrijkste is niet alleen de juiste licentie kiezen, maar hem ook goed inrichten. Een Business Premium-licentie waarvan de beveiliging niet is geactiveerd, beschermt je niet. Daar zit vaak de winst, en daar helpen wij bij.

Hulp nodig bij de keuze en de inrichting?

IT-gemak helpt MKB-organisaties zonder eigen IT-afdeling om de juiste Microsoft 365-licentie te kiezen en die ook echt goed in te richten. We kijken naar hoe je team werkt, adviseren het pakket dat past en zorgen dat alle beveiliging daadwerkelijk aanstaat. Eén vast team, één vast tarief, persoonlijk en pragmatisch.

Lees meer over onze aanpak op Microsoft 365 & moderne werkplek, over Microsoft 365 security en licenties en over onze bredere Microsoft-beveiliging.

Plan een vrijblijvend adviesgesprek en ontdek welke Microsoft 365-licentie het beste bij jouw organisatie past.