Van Google Workspace naar Microsoft 365: het stappenplan
Overstappen van Gmail en Google Drive naar Microsoft 365 zonder mail of bestanden kwijt te raken. De stappen, de valkuilen en wat je team ervan merkt.
Door Max HoltropVeel bedrijven zijn ooit met Gmail en Google Drive begonnen omdat het snel en goedkoop was. Groeit de organisatie, dan knelt het: klanten werken in Office, beveiligingseisen worden strenger en je wilt laptops centraal beheren. Overstappen naar Microsoft 365 is dan logisch, maar het idee van een migratie schrikt af. Onterecht, als je het gefaseerd doet. Dit is het stappenplan dat wij gebruiken bij een migratie van Google naar Microsoft 365. Twijfel je nog tussen de twee? Lees dan eerst Microsoft 365 of Google Workspace.
Stap 1: inventariseren
Hoeveel mailboxen, hoeveel data in Drive, welke gedeelde drives, welke koppelingen (CRM, boekhouding, formulieren)? En vooral: wat mag weg? Een migratie is het beste moment om op te ruimen. Hier bepaal je ook welke Microsoft 365-licentie bij welke medewerker past; zie welke licentie.
Stap 2: Microsoft 365 inrichten vóór de overzetting
De nieuwe omgeving richten we eerst goed in: domein, gebruikers, MFA, beveiligingsbeleid, SharePoint-structuur voor de gedeelde drives en Teams. Zo landt je data in een omgeving die al veilig is, in plaats van dat je achteraf gaten dicht.
Stap 3: proefmigratie
We zetten een paar mailboxen en één gedeelde drive over en controleren alles: mappenstructuur, rechten, agenda-afspraken, contacten. Wat hier misgaat, lossen we op voordat de rest volgt. Deze stap slaan veel doe-het-zelvers over, en dat is precies waar dataverlies ontstaat.
Stap 4: de overzetting
Mail, agenda's en contacten zetten we via de migratietools van Microsoft over; Drive-bestanden naar OneDrive (persoonlijk) en SharePoint (gedeeld). Dit gebeurt op de achtergrond terwijl je team gewoon doorwerkt. De echte omschakeling, het moment dat mail in Microsoft 365 binnenkomt, plannen we op een rustig moment, vaak een vrijdagmiddag of weekend.
Stap 5: nazorg
De eerste week na de overstap is er een vast aanspreekpunt voor vragen: "waar staat mijn map", "hoe deel ik een bestand". Google houden we nog even als vangnet aan en zetten we pas uit als alles aantoonbaar klopt.
Wat het kost
De kosten hangen af van het aantal gebruikers en de hoeveelheid data; een indicatie vind je in wat kost een Microsoft 365-migratie. Na de overstap betaal je bij ons een vast bedrag per medewerker per maand voor de beheerde werkplek, vanaf € 39; zie Microsoft 365 Modern Work.
Goed om te weten
Raken we mail of bestanden kwijt bij de overstap?
Niet bij een gefaseerde aanpak met een proefmigratie. Google blijft als vangnet staan tot alles aantoonbaar is overgezet.
Hoe lang duurt een migratie van Google naar Microsoft 365?
Voor een organisatie van 10 tot 50 medewerkers meestal twee tot vier weken doorlooptijd, waarvan de daadwerkelijke omschakeling één rustig moment is.
Kunnen we Google Drive-mappen met dezelfde rechten overzetten?
Grotendeels ja. Gedeelde drives worden SharePoint-sites, persoonlijke Drive wordt OneDrive. Rechten controleren we in de proefmigratie en corrigeren we waar Google en Microsoft anders werken.
Gerelateerde diensten
Cloudmigratie
Fuseren, splitsen of migreren in of naar Microsoft 365, met behoud van e-mail, bestanden en agenda’s.
Lees verder →Microsoft SharePoint
Een gestructureerde, veilige plek voor al je bedrijfsbestanden en samenwerking.
Lees verder →Migratie van Dropbox naar Microsoft 365
Je bestanden van Dropbox naar SharePoint en OneDrive: veilig, gestructureerd en zonder dataverlies.
Lees verder →Gerelateerde artikelen
Van on-premise server naar de cloud: is het iets voor jou?
Je eigen server vervangen of overstappen naar de cloud? Lees wat de overstap naar Microsoft 365 inhoudt, wat het oplevert en wanneer die verstandig is.
Lees verder →Microsoft 365-migratiekosten: wat betaal je echt?
Wat kost een overstap naar Microsoft 365 nu echt? In dit artikel lees je waar de migratiekosten van afhangen, het verschil tussen eenmalige en maandelijkse kosten, en hoe je verrassingen voorkomt.
Lees verder →Dropbox naar SharePoint en OneDrive migreren zonder dataverlies
Werk je nog met Dropbox of een gedeelde schijf naast Microsoft 365? Zet je bestanden over naar SharePoint en OneDrive. Lees waarom dat slim is, wat het verschil is tussen beide en hoe je stap voor stap migreert zonder dataverlies.
Lees verder →Even sparren met een specialist?
Benieuwd wat dit voor jouw organisatie betekent? Plan een vrijblijvend adviesgesprek, we denken graag mee.