Wat kost ICT uitbesteden voor het MKB? Een eerlijk overzicht

Als directeur of office manager van een MKB-organisatie wilt u dat uw ICT gewoon werkt. Geen gedoe, geen verrassingen, en zeker geen onverwachte rekeningen. Maar zodra u gaat onderzoeken wat ICT uitbesteden kost, loopt u tegen een muur van mitsen en maren aan. De ene aanbieder noemt een uurtarief, de ander een prijs per werkplek, en weer een ander wil eerst "even langskomen".

In dit artikel geven we u een eerlijk en transparant inzicht. We leggen de prijsmodellen uit, vertellen wat er normaal gesproken in een all-in tarief zit, en geven een indicatie van wat u kunt verwachten. Zo kunt u appels met appels vergelijken.

De twee manieren waarop u voor ICT betaalt

Grofweg zijn er twee modellen waarmee ICT-dienstverleners hun kosten in rekening brengen. Het verschil is groot, dus het is belangrijk dat u beide kent.

1. Uurtarief en ad hoc ondersteuning

Bij dit model betaalt u per uur, vaak alleen als er iets kapot is. Er gaat iets mis, u belt, en er komt iemand langs of er wordt op afstand ingelogd. Aan het eind van de maand krijgt u een rekening op basis van de gewerkte uren.

Klinkt logisch, maar dit model heeft een paar nadelen:

• Onvoorspelbaar. De ene maand is de rekening laag, de andere maand schrikt u zich rot. U weet vooraf nooit waar u aan toe bent.
• Reactief in plaats van proactief. Er wordt pas gehandeld als er een probleem is. Er is geen prikkel om problemen te voorkomen, want elk probleem levert de aanbieder weer factureerbare uren op.
• Brandjes blussen. U betaalt voor symptoombestrijding, niet voor een gezonde, goed onderhouden omgeving.

Uurtarieven liggen in de regel tussen de 75 en 125 euro per uur, afhankelijk van de aanbieder en het type werk.

2. Vaste prijs per werkplek per maand (managed services)

Bij dit model, ook wel managed services genoemd, betaalt u een vast bedrag per werkplek per maand. Daarvoor neemt de ICT-dienstverlener het volledige beheer van uw ICT-omgeving uit handen. Of er nu veel of weinig gebeurt: uw maandbedrag blijft gelijk.

Dit is precies hoe IT-gemak werkt: één vast team, één vast tarief. U weet exact waar u aan toe bent, en uw IT-partner heeft er juist belang bij om problemen te voorkomen. Want hoe stabieler uw omgeving, hoe minder werk en hoe tevredener u bent.

Meer over deze aanpak leest u op onze pagina over all-in ICT-beheer.

Wat zit er in een all-in tarief?

Een veelgehoorde vraag is: wat krijg ik nu eigenlijk voor dat vaste bedrag? Bij een goede all-in dienst zit het complete pakket erin dat uw werkplekken draaiende en veilig houdt. Normaal gesproken bevat dat:

• Beheer. Het inrichten, onderhouden en bijwerken van uw werkplekken, servers en cloudomgeving.
• Monitoring. Continue bewaking van uw systemen, zodat problemen worden opgemerkt voordat u er last van heeft.
• Helpdesk. Een vast aanspreekpunt waar uw medewerkers terechtkunnen met vragen en storingen, zonder te tellen hoeveel het kost.
• Beveiliging. Bescherming tegen virussen, gijzelsoftware en phishing, plus maatregelen die helpen voldoen aan wetgeving zoals NIS2.
• Updates en patches. Het tijdig bijwerken van software en besturingssystemen, zodat lekken snel worden gedicht.

Wilt u precies weten hoe het beheer van een moderne werkplek eruitziet? Lees dan meer over werkplekbeheer.

Welke factoren bepalen de prijs?

Geen twee organisaties zijn hetzelfde, en dat geldt ook voor de kosten van ICT uitbesteden. De volgende factoren bepalen wat u uiteindelijk betaalt:

Aantal werkplekken

Hoe meer werkplekken, hoe lager vaak de prijs per werkplek. Bij grotere aantallen kan een dienstverlener efficiënter werken, en dat voordeel wordt doorberekend.

Serviceniveau

Wilt u alleen ondersteuning tijdens kantooruren, of ook 's avonds en in het weekend? En hoe snel moet er gereageerd worden bij een storing? Een hoger serviceniveau betekent meer zekerheid, maar ook een hoger tarief.

Complexiteit van uw omgeving

Een organisatie die volledig in Microsoft 365 werkt, is eenvoudiger te beheren dan een bedrijf met eigen servers, maatwerksoftware en complexe netwerken. Hoe meer onderdelen, hoe meer beheer.

Beveiligingseisen

Werkt u met gevoelige gegevens of valt u onder strengere wetgeving zoals NIS2? Dan zijn er extra beveiligingsmaatregelen nodig, wat invloed heeft op de prijs.

Cloud versus eigen apparatuur

Een moderne werkplek in de cloud is meestal goedkoper en eenvoudiger te beheren dan een omgeving met veel eigen hardware die onderhoud en vervanging vraagt.

Een eerlijke indicatie van de kosten

Dan de vraag waar het echt om draait: wat kost ICT uitbesteden voor het MKB nu concreet?

Voor managed services ligt de prijs in de markt grofweg tussen de 50 en 150 euro per werkplek per maand. Waar u precies in dat bereik valt, hangt af van de factoren hierboven: het aantal werkplekken, het gewenste serviceniveau en de complexiteit van uw omgeving.

Let op: dit is een indicatie, geen harde prijs. Het is bedoeld om u een gevoel te geven van de orde van grootte. Voor onze actuele tarieven verwijzen we u graag naar onze tarievenpagina, waar u precies ziet wat u krijgt voor welk bedrag.

Waarom een vaste prijs vaak voordeliger uitpakt

Op het eerste gezicht lijkt ad hoc betalen aantrekkelijk: u betaalt immers alleen als er iets gebeurt. Maar in de praktijk pakt een vaste prijs per werkplek vaak gunstiger uit. En dat heeft een paar goede redenen.

Voorspelbaarheid in uw begroting

Met een vast bedrag per werkplek weet u precies wat uw ICT per maand kost. Geen verrassingen, geen pieken, geen vervelende gesprekken over een onverwachte rekening. U kunt het simpelweg opnemen in uw begroting en verder rekenen op een werkende omgeving.

Minder verborgen kosten

Bij ad hoc beheer betaalt u niet alleen de factuur van de monteur. U betaalt ook in de vorm van stilstand: medewerkers die niet kunnen werken, klanten die niet geholpen worden, en uzelf die tijd kwijt is aan gedoe. Die kosten zijn lastig zichtbaar, maar ze tellen wel degelijk op.

Goedkoper dan eigen IT

Een eigen IT-medewerker in dienst nemen kost al snel meer dan 50.000 euro per jaar, plus opleiding, vervanging bij ziekte of vakantie, en de kennis van alle vakgebieden die één persoon onmogelijk allemaal kan dekken. Met een vast team van een MSP heeft u toegang tot een breed scala aan specialisten, voor een fractie van die kosten.

Proactief in plaats van reactief

Omdat uw dienstverlener een vast bedrag ontvangt, is er alle reden om problemen te voorkomen in plaats van ze achteraf op te lossen. Updates worden op tijd gedaan, beveiliging is op orde, en monitoring vangt problemen af voordat ze uw bedrijf raken. Dat scheelt niet alleen geld, maar ook stress.

Waar het echt om gaat: rust en zekerheid

Uiteindelijk gaat ICT uitbesteden niet alleen over kosten, maar over wat u ervoor terugkrijgt: rust, zekerheid en de vrijheid om u op uw eigen werk te concentreren. Met een vast tarief, een vast team en een proactieve aanpak weet u dat uw ICT in goede handen is, zonder dat u zich zorgen hoeft te maken over de volgende rekening.

Bij IT-gemak werken we voor ruim 420 MKB-klanten op deze manier: persoonlijk, pragmatisch en met een voorspelbaar tarief per werkplek. Zo weet u altijd waar u aan toe bent.

Benieuwd wat het voor uw organisatie kost?

Iedere organisatie is anders, en de beste manier om te weten wat ICT uitbesteden voor u kost is een eerlijk gesprek. We kijken samen naar uw situatie en geven u een helder beeld, zonder verplichtingen.

Plan een vrijblijvend adviesgesprek en ontdek wat IT-gemak voor uw bedrijf kan betekenen.