Wat kost ICT uitbesteden voor het MKB? Een eerlijk overzicht

Wat kost ICT uitbesteden voor het mkb? In de praktijk betaal je óf een uurtarief, óf een vast bedrag per werkplek per maand. Ter indicatie: bij IT-gemak begint een volledig beheerde werkplek bij € 39 per medewerker per maand en ligt het uurtarief op € 107 met SLA (€ 134 zonder). In dit artikel leggen we beide prijsmodellen eerlijk uit, zodat je weet wat je kunt verwachten en waar de addertjes zitten.

We vertellen ook wat er normaal gesproken in een all-in tarief zit, welke factoren de prijs bepalen en waarom een vaste prijs per werkplek in de praktijk vaak gunstiger uitpakt.

De twee manieren waarop je voor ICT betaalt

Grofweg zijn er twee modellen waarmee ICT-dienstverleners hun kosten in rekening brengen. Het verschil is groot, dus het is belangrijk dat je beide kent.

1. Uurtarief en ad hoc ondersteuning

Bij dit model betaal je per uur, vaak alleen als er iets kapot is. Er gaat iets mis, je belt, en er komt iemand langs of er wordt op afstand ingelogd. Aan het eind van de maand krijg je een rekening op basis van de gewerkte uren.

Klinkt logisch, maar dit model heeft een paar nadelen:

• Onvoorspelbaar. De ene maand is de rekening laag, de andere maand schrik je je rot. Je weet vooraf nooit waar je aan toe bent.
• Reactief in plaats van proactief. Er wordt pas gehandeld als er een probleem is. Er is geen prikkel om problemen te voorkomen, want elk probleem levert de aanbieder weer factureerbare uren op.
• Brandjes blussen. Je betaalt voor symptoombestrijding, niet voor een gezonde, goed onderhouden omgeving.

Uurtarieven liggen in de regel tussen de 75 en 125 euro per uur, afhankelijk van de aanbieder en het type werk.

2. Vaste prijs per werkplek per maand (managed services)

Bij dit model, ook wel managed services genoemd, betaal je een vast bedrag per werkplek per maand. Daarvoor neemt de ICT-dienstverlener het volledige beheer van je ICT-omgeving uit handen. Of er nu veel of weinig gebeurt: je maandbedrag blijft gelijk.

Dit is precies hoe IT-gemak werkt: één vast team, één vast tarief. Je weet exact waar je aan toe bent, en je IT-partner heeft er juist belang bij om problemen te voorkomen. Want hoe stabieler je omgeving, hoe minder werk en hoe tevredener jij bent.

Meer over deze aanpak lees je op onze pagina over all-in ICT-beheer.

Wat zit er in een all-in tarief?

Een veelgehoorde vraag is: wat krijg ik nu eigenlijk voor dat vaste bedrag? Bij een goede all-in dienst zit het complete pakket erin dat je werkplekken draaiende en veilig houdt. Normaal gesproken bevat dat:

• Beheer. Het inrichten, onderhouden en bijwerken van je werkplekken, servers en cloudomgeving.
• Monitoring. Continue bewaking van je systemen, zodat problemen worden opgemerkt voordat je er last van hebt.
• Helpdesk. Een vast aanspreekpunt waar je medewerkers terechtkunnen met vragen en storingen, zonder te tellen hoeveel het kost.
• Beveiliging. Bescherming tegen virussen, gijzelsoftware en phishing, plus maatregelen die helpen voldoen aan wetgeving zoals NIS2.
• Updates en patches. Het tijdig bijwerken van software en besturingssystemen, zodat lekken snel worden gedicht.

Wil je precies weten hoe het beheer van een moderne werkplek eruitziet? Lees dan meer over werkplekbeheer.

Welke factoren bepalen de prijs?

Geen twee organisaties zijn hetzelfde, en dat geldt ook voor de kosten van ICT uitbesteden. De volgende factoren bepalen wat je uiteindelijk betaalt:

Aantal werkplekken

Hoe meer werkplekken, hoe lager vaak de prijs per werkplek. Bij grotere aantallen kan een dienstverlener efficiënter werken, en dat voordeel wordt doorberekend.

Serviceniveau

Wil je alleen ondersteuning tijdens kantooruren, of ook 's avonds en in het weekend? En hoe snel moet er gereageerd worden bij een storing? Een hoger serviceniveau betekent meer zekerheid, maar ook een hoger tarief.

Complexiteit van je omgeving

Een organisatie die volledig in Microsoft 365 werkt, is eenvoudiger te beheren dan een bedrijf met eigen servers, maatwerksoftware en complexe netwerken. Hoe meer onderdelen, hoe meer beheer.

Beveiligingseisen

Werk je met gevoelige gegevens of val je onder strengere wetgeving zoals NIS2? Dan zijn er extra beveiligingsmaatregelen nodig, wat invloed heeft op de prijs.

Cloud versus eigen apparatuur

Een moderne werkplek in de cloud is meestal goedkoper en eenvoudiger te beheren dan een omgeving met veel eigen hardware die onderhoud en vervanging vraagt.

Een eerlijke indicatie van de kosten

Dan de vraag waar het echt om draait: wat kost ICT uitbesteden voor het MKB nu concreet?

Voor managed services ligt de prijs in de markt grofweg tussen de 50 en 150 euro per werkplek per maand. Waar je precies in dat bereik valt, hangt af van de factoren hierboven: het aantal werkplekken, het gewenste serviceniveau en de complexiteit van je omgeving.

Let op: dit is een indicatie, geen harde prijs. Het is bedoeld om je een gevoel te geven van de orde van grootte. Voor onze actuele tarieven verwijzen we je graag naar onze tarievenpagina, waar je precies ziet wat je krijgt voor welk bedrag.

Waarom een vaste prijs vaak voordeliger uitpakt

Op het eerste gezicht lijkt ad hoc betalen aantrekkelijk: je betaalt immers alleen als er iets gebeurt. Maar in de praktijk pakt een vaste prijs per werkplek vaak gunstiger uit. En dat heeft een paar goede redenen.

Voorspelbaarheid in je begroting

Met een vast bedrag per werkplek weet je precies wat je ICT per maand kost. Geen verrassingen, geen pieken, geen vervelende gesprekken over een onverwachte rekening. Je kunt het simpelweg opnemen in je begroting en verder rekenen op een werkende omgeving.

Minder verborgen kosten

Bij ad hoc beheer betaal je niet alleen de factuur van de monteur. Je betaalt ook in de vorm van stilstand: medewerkers die niet kunnen werken, klanten die niet geholpen worden, en jijzelf die tijd kwijt is aan gedoe. Die kosten zijn lastig zichtbaar, maar ze tellen wel degelijk op.

Goedkoper dan eigen IT

Een eigen IT-medewerker in dienst nemen kost al snel meer dan 50.000 euro per jaar, plus opleiding, vervanging bij ziekte of vakantie, en de kennis van alle vakgebieden die één persoon onmogelijk allemaal kan dekken. Met een vast team van een MSP heb je toegang tot een breed scala aan specialisten, voor een fractie van die kosten.

Proactief in plaats van reactief

Omdat je dienstverlener een vast bedrag ontvangt, is er alle reden om problemen te voorkomen in plaats van ze achteraf op te lossen. Updates worden op tijd gedaan, beveiliging is op orde, en monitoring vangt problemen af voordat ze je bedrijf raken. Dat scheelt niet alleen geld, maar ook stress.

Waar het echt om gaat: rust en zekerheid

Uiteindelijk gaat ICT uitbesteden niet alleen over kosten, maar over wat je ervoor terugkrijgt: rust, zekerheid en de vrijheid om je op je eigen werk te concentreren. Met een vast tarief, een vast team en een proactieve aanpak weet je dat je ICT in goede handen is, zonder dat je je zorgen hoeft te maken over de volgende rekening.

Bij IT-gemak werken we voor ruim 420 MKB-klanten op deze manier: persoonlijk, pragmatisch en met een voorspelbaar tarief per werkplek. Zo weet je altijd waar je aan toe bent.

Benieuwd wat het voor jouw organisatie kost?

Iedere organisatie is anders, en de beste manier om te weten wat ICT uitbesteden voor jou kost is een eerlijk gesprek. We kijken samen naar jouw situatie en geven je een helder beeld, zonder verplichtingen.

Plan een vrijblijvend adviesgesprek en ontdek wat IT-gemak voor jouw bedrijf kan betekenen.