Wat kost IT-beheer voor het mkb?

Je wilt weten wat IT-beheer kost, maar overal krijg je een ander antwoord. De ene aanbieder noemt een uurtarief, de ander een vaste prijs per werkplek, en een derde wil eerst "even langskomen". Zonde van je tijd. In dit artikel leggen we de kosten van IT-beheer voor het mkb eerlijk uit: de twee prijsmodellen, wat er in een all-in tarief hoort te zitten, en een reële indicatie per werkplek per maand. Zo kun je appels met appels vergelijken.

De twee manieren waarop je voor IT-beheer betaalt

Grofweg zijn er twee modellen waarmee IT-dienstverleners hun kosten in rekening brengen. Het verschil is groot, dus het is belangrijk dat je ze allebei kent.

Uurtarief en ad hoc ondersteuning

Bij dit model betaal je per uur, meestal pas als er iets kapot is. Er gaat iets mis, je belt, en er wordt op afstand of op locatie geholpen. Aan het eind van de maand krijg je een rekening op basis van de gewerkte uren. Klinkt logisch, maar het is onvoorspelbaar en reactief: er wordt pas gehandeld als er een probleem is, en elk probleem levert de aanbieder weer factureerbare uren op. Uurtarieven liggen doorgaans tussen de 75 en 125 euro per uur.

Vaste prijs per werkplek per maand

Bij dit model, ook wel managed services genoemd, betaal je een vast bedrag per werkplek per maand. Daarvoor neemt je IT-partner het volledige beheer uit handen. Of er nu veel of weinig gebeurt, je maandbedrag blijft gelijk. Dit is precies hoe IT-gemak werkt: één vast team, één vast tarief. Je weet exact waar je aan toe bent, en je partner heeft er belang bij om problemen te voorkomen.

Wat zit er in een all-in tarief?

Een goed all-in tarief voor IT-beheer dekt in de regel:

• Beheer en monitoring van alle werkplekken en servers
• Beveiliging: veilig inloggen, bescherming tegen phishing en updates
• Een servicedesk waar je collega's terechtkunnen
• Dagelijkse back-ups van mail, bestanden en Teams
• Onboarding en offboarding van medewerkers
• Proactief onderhoud, zodat problemen worden voorkomen

Let op wat er niet in zit: nieuwe hardware, softwarelicenties en grote projecten worden vaak apart gerekend. Vraag hier altijd naar, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

Waarom een vaste prijs je vaak meer oplevert

Op papier lijkt een uurtarief goedkoper: je betaalt immers alleen als er iets is. Maar in de praktijk betaal je dan voor symptoombestrijding in plaats van een gezonde omgeving. Elke storing, elke nieuwe laptop en elke vraag van een collega tikt aan. En omdat er geen prikkel is om problemen te voorkomen, blijven die terugkomen.

Bij een vaste prijs per werkplek draait de logica om. Je partner verdient niet aan storingen, maar aan een stabiele omgeving. Hoe beter alles draait, hoe minder werk en hoe tevredener jij bent. Je krijgt voorspelbare kosten, je kunt je IT-budget vooraf plannen, en je weet dat beveiliging en updates niet blijven liggen omdat er "geen opdracht" voor was.

Wat kost IT-beheer per werkplek?

Een reële indicatie voor volledig, proactief IT-beheer ligt tussen de 50 en 150 euro per werkplek per maand. De grote spreiding komt doordat "IT-beheer" bij de ene aanbieder alleen de basis dekt en bij de ander echt alles. Bekijk daarom niet alleen het bedrag, maar vooral wat erin zit. Op onze tarieven zie je transparant welke pakketten we bieden en wat daarin zit.

Verborgen kosten waar je op moet letten

De maandprijs is niet het hele verhaal. Vraag altijd door op deze punten, zodat je niet voor verrassingen komt te staan:

• Opstartkosten. Het in kaart brengen en overnemen van je omgeving kost eenmalig tijd. Een eerlijke partner maakt die kosten vooraf inzichtelijk.
• Contractduur en opzegtermijn. Zit je ergens lang aan vast, of kun je maandelijks opzeggen?
• Wat valt buiten het tarief? Projecten, hardware en licenties worden vaak apart gerekend.
• Reactietijden. Een lage prijs met trage support is uiteindelijk duurder dan je denkt.

Waar hangt de prijs van af?

Je uiteindelijke prijs hangt af van het aantal werkplekken, hoe complex je omgeving is, welk beveiligingsniveau je nodig hebt (bijvoorbeeld voor NIS2) en of je server- of netwerkbeheer meeneemt. Een eerlijke partner rekent dit vooraf transparant door, zonder verborgen kosten.

Belangrijk: een lagere prijs per werkplek is niet automatisch voordeliger. Als de basis niet op orde is, betaal je het verschil later terug in storingen, stilstand en beveiligingsrisico's. Kijk daarom naar de totale waarde: krijg je een vast team dat je omgeving echt kent, proactief meedenkt en snel reageert als het erop aankomt?

Zelf een eerlijke berekening?

Benieuwd wat IT-beheer voor jouw organisatie zou kosten? Plan een vrijblijvend adviesgesprek. We kijken naar je huidige situatie en geven een eerlijke, transparante indicatie, zonder verplichtingen.